KontenplanKontenplan

Hauptbuchhaltung

Jedes Hauptbuch ist gemäß einem Kontenplan aufgebaut. Der Kontenplan enthält in geordneter Form die Definition (Kontonummer, Kontenbezeichnung und Sachkontenart (GuV Konto oder Bilanzkonto)) aller Sachkonten des Hauptbuchs. Für jeden Buchungskreis muss ein Kontenplan für das Hauptbuch angegeben werden. Dieser Kontenplan wird dem Buchungskreis in der Konfiguration zugeordnet und als operativer Kontenplan bezeichnet. (INT, CAUS, CAFR, CAJP).

Kontengruppen werden dazu verwendet, viele Sachkonten zu organisieren und zu verwalten. Immer wenn ein neues Sachkonto angelegt wird, muss eine Kontengruppe dafür angegeben oder definiert werden. Eine Verkehrszahl bezeichnet die Summe aller Buchungen auf ein Konto im Soll bzw. Haben. Grundsätzlich werden im SAP System pro Konto je eine Verkehrszahl für Soll und eine für Haben geführt. Bilanz- und GuV Strukturen können für unterschiedliche Reportinganforderungen angelegt werden. In diesen GuV Strukturen ist genau festgelegt, welche Konten in welcher Bilanzposition erscheinen sollen. (Im Lieferumfang von SAP enthalten) Die Bilanz des entsprechenden Buchungskreises wird über die Verkehrszahl ermittelt. Aus dem Hauptbuch heraus wird die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Diese Berichte müssen die länderspezifischen Anforderungen gerecht werden. (Deutschland = HGB, USA = US-GAAP (General Accepted Accounting Priciples)). Aus diesem Grunde können im SAP System verschiedene Bilanz und GuV-Strukturen angelegt werden. Hierbei wird festgelegt, welche Konten in welcher Bilanzposition erscheinen sollen.

DauerbuchungsprogrammDauerbuchungsprogramm

Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenkonten werden in Kontengruppen unterteilt z.B. inländische Kreditoren Ausländische Kreditoren, CPD-Lieferanten und diese sind Nummernkreise zugewiesen. Vergabe normalerweise intern vom System. Einige Nummernkreise werden jedoch extern verwendet. Bei externen Nummernkreisen wird die Kreditorennummer beim Anlagen manuell eingegeben. Kreditorenrechnungen und Gutschriften können mit Hilfe der Einbildtransaktion erfasst und gebucht werden. Möglichkeit zur Erfassung von Rechnungen in Fremdwährung. Diese werden mithilfe festgelegter Umrechnungskurse in die Hauswährung umgerechnet.

Zudem Bietet das System die Möglichkeit den Beleg zu splitten, (Belegsplitt) dass bedeutet eine Rechnung für mehrere Kontierungsobjekte z.B. Kostenstellen. Wenn der Belegsplitt nicht aktiviert ist, z.B. Bilanzerstellung auf BUK ebene, sehen die beiden Sichten identisch aus. Auf der Datenbank ist nur ein Beleg vorhanden, die Sichten werden nur unterschiedlich dargestellt. Buchungen, die in regelmäßigen Abständen wiederholt werden (Mieten, Zahlungen von Gebühren und Grundsteuern) können mit dem Dauerbuchungsprogramm ausgeführt werden. Siehe Abb. Belege werden dabei automatisch generiert. Der Zahlungsverkehr kann entweder Manuell oder automatisch über das Zahlprogramm abgewickelt werden. Das Zahlprogramm wurde für den internationalen Zahlungsverkehr mit Kreditoren und Debitoren entwickelt. Das Programm kann für Zahlungsein- und Ausgänge verwendet werden. Eine Fremdwährungsbewertung ist immer dann notwendig, wenn auf den Kreditorenkonten offene Posten in Fremdwährung vorhanden sind. Die Beträge dieser offenen Posten wurden zum Zeitpunkt ihrer Erfassung zu dem am Buchungsdatum gültigen Umrechnungskurs in Hauswährung umgerechnet. Zum Bilanzstichtag hat sich der Umrechnungskurs normalerweise Geändert und die offenen Posten werden neu bewertet. Verbindlichkeiten und Forderungen dürfen in der Bilanz nicht verrechnet ausgewiesen wer-den. Da es aber vorkommen kann, dass einzelne Kreditoren ein Sollsaldo aufweisen, müssen diese Konten für die Bilanzerstellung in Konten für Debitorische Kreditoren ungegliedert werden. In manchen Ländern wird außerdem verlangt, dass Verbindlichkeiten nach Restlaufzeiten gruppiert in der Bilanz aufgeführt werden. Beide Umgliederungen werden mithilfe eines Speziellen Programms durchgeführt.

DebitoreneinzelpostenlisteDebitoreneinzelpostenliste

Debitorenbuchhaltung

Debitorenkonten werden in verschiedenen Kontengruppen unterteilt, wodurch die Organisation und Verwaltung der Konten vereinfacht werden. Konten einer Kontengruppe weisen normalerweise ähnliche Merkmale auf. So kann z.B. eine Kontengruppe für inländische Debitoren, eine für ausländische Debitoren aus verbunden Unternehmen und eine für CpD-Debitoren unterhalten werden. Nahezu alle Rechnungen und Gutschriften von Debitoren gelangen über die Integration mit dem Sales Order Management in die Debitorenbuchhaltung. In Ausnahmefällen, wenn kein Bezug zu einem Kundenauftrag vorliegt, können Rechnungen und Gutschriften jedoch auch mit der Enjoy-Transaktion erfasst werden. Das SAP-System bietet ein Werkzeug, mit dem automatisch alle offenen Posten analysiert und überfällige Posten angemahnt werden können. Das System bestimmt eine Mahnstufe, die der Anzahl der Tage des Zahlungsverzuges entspricht. Die Mahnstufe bestimmt, welche Mahngebühren und Mahnzinsen berechnet werden und welcher Mahntext verwendet wird. In der Mahnhistorie wird aufgezeichnet, welche Mahnbriefe verschickt wurden. Mahnungen können automatisch für ein Einzelkonto (einzelner Mahnbrief) abgesetzt werden, oder veranlassen, dass das Mahnprogramm für eine Ausgewählte Anzahl von Konten eine Automatische Mahnung vornimmt.

Die Mahnung wird vom Mahnverfahren gesteuert. Beim Mahnlauf werden die Konten ausgewählt und auf überfällige Posten geprüft. Das System prüft dann, ob Mahnbriefe verschickt werden müssen und ordnet entsprechende Mahnstufen zu. Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres wird das Saldovortragsprogramm ausgeführt, mit dem die Salden von Debitorenkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen werden. Dann werden die Buchungsperioden des alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für die Abschlussbuchungen geöffnet. Danach werden die Saldenbestätigungen versandt und ausgewertet, Belege in Fremdwährung bewertet, Wertberichtigungen für überfällige Forderungen durchgeführt und Forderungen gemäß ihrer Laufzeit zum Zweck der Bilanzerstellung ungegliedert. Die Sonderperioden können anschließend geschlossen werden. Saldenbestätigungen, Fremdwährungsbewertungen und Umgliederungen werden genauso erstellt wie in der Kreditorenbuchhaltung.

AnlagengitterAnlagengitter

Anlagenbuchhaltung

Jede Anlage gehört einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich an. Alle Buchungen, die für die Anlage vorgenommen werden (Zugänge, Abgänge, Abschreibungen, etc…) erfolgen auf den zugeordneten Buchungskreisen und Geschäftsbereichen. Darüber hinaus können Anlagen verschiedenen Management Accountig-Objekten zugeordnet werden (Kostenstelle, Innenauftrag, Leistungsart…) und zusätzlich logistischen Organisationseinheiten zu Reporting- und Selektionszwecken. Die Anlagenklasse bildet das Hauptkriterium bei der Definition der Anlage. Jede Anlage wird einer Anlagenklasse zugeordnet. In der Anlagenklasse werden verschiedene Steuerungsparameter und Standardwerte für die Abschreibung und andere Stammdaten hinterlegt. Die Anlagenklasse ähnelt der Kontengruppe, insofern sie den Aufbau des Bilds für den Anlagenstammsatz festlegt und ihr einen Nummernkreis zugeordnet ist. Anlagen die nicht in der gleichen Position in der Bilanz stehen (Gebäude oder Ausstattung), sind normalerweise unterschiedlichen Anlagenklassen zugeordnet. Darüber hinaus gibt es mindestens eine spezielle Anlagenklasse für Analgen im Bau (AiB) und eine für geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG). Häufig müssen Bestandslisten und Anlagenbewertungen für unterschiedliche Zwecke bewertet werden.

Eine Bewegungsart ist das Merkmal, mit dem die verschiedenen Anlagenbuchungen unterschieden werden, zum Beispiel: Zugang aus Kauf, Gutschriften, Zugänge aus internen Produktion Korrekturbuchungen, Abgänge ohne Erlös, Abschreibung und Zuschreibung. Der Asset Explorer bietet einen Überblick über die Aktivitäten für eine Anlage. Außer Vor-gängen, die auf das Anlagenkonto gebucht wurden, werden geplante und gebuchte Ab-schreibungen nach Bewertungsbereich, nach Periode und für jedes Geschäftsjahr angezeigt. Es können die Details der Buchhaltungsvorgänge angezeigt werden. Außerdem kann bequem im selben Bild zu einer anderen Anlage gewechselt werden. Das Anlagengitter ist die wichtigste und umfassendste Bewertung, die für den Abschluss verfügbar ist. Wie bei Bilanzen ist die Struktur des Anlagengitters stark von Länderspezifischen Anforderungen abhängig. Daher ist es möglich, viele verschiedene Versionen des Anlagengitters zu erstellen.

MahnlaufBankenverzeichnis

Bankbuchhaltung

Das Bankenverzeichnis enthält die Adressen und gültigen Steuerungsdaten (wie z.B. SWIFT-Code) aller im SAP-System verwendeten Banken. Wenn eine Bank im Bankenverzeichnis angelegt ist, kann auf die Grunddaten der Bank zugegriffen werden z.B. Wenn Angaben zur Bankverbindung in einem Debitoren oder Kreditorenstammsatz erfasst werden. Hausbanken sind Banken, in denen das eigene Unternehmen (der BUK) ein Konto besitzt. Jede Hausbank wird im SAP System durch eine Hausbank-ID und jedes Konto bei dieser Bank durch eine Konto-ID dargestellt. Kassenbücher können angelegt und über einen Code mit vier stellen identifiziert werden. Jedes Kassenbuch muss einem Sachkonto zugeordnet sein, das dem Handkassenkonto im Hauptbuch entspricht. Barzahlungsvorgänge werden separat in einem Kassenbuch gesichert und in regelmäßigen Abständen an das Hauptbuch übertragen.

Typen von Kassenbuchgeschäftsvorfällen Aufwand, Erlöse, Bargeldtransfer von der Bank zur Kasse, Bargeldtransfer von der Kasse zur Bank, Debitoren – Zahlungseingang/ Ausgang, Kreditoren – Zahlungsein-/ Ausgang. Über die Vorgänge auf dem Bankkonto des Unternehmens informiert die Bank die Buch-haltung mithilfe eines Kontoauszugs. Die darauf verzeichneten Buchungen müssen daraufhin in der Buchhaltung nachvollzogen werden.

SchecksHandelsbilanz

Bilanz GuV

Hauptbuchabschluss CloCo Accrual Engine Reporting RFbila00

Schecks