Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Wir haben das Werkzeug
das Ihre Digitalisierung nach vorne treibt.

Vielleicht kennen Sie das, ein dringend benötigtes Papierdokument steckt in einem Aktenordner, der aber leider nicht im Regal steht, weil Ihn ein Mitarbeiter mit ins Meeting genommen hat, der bei einem Kollegen auf dem Schreibtisch liegt und der Mitarbeiter vielleicht sogar noch im Urlaub ist. Oder der Ordner befindet sich bereits im Archivkeller.

Ganz egal, ob es sich um Dokumente, technische Zeichnungen, Baupläne, Bilder, Fotos, Belege aus der Buchhaltung oder E-Mails handelt. In einem zentralen elektronischen Archiv findet alles seinen Platz. Als Digitalisat, Langzeit und revisionssicher nach HGB abgelegt. Aus dem elektronischen Archiv lassen sich die gespeicherten Dokumente den Mitarbeitern der Verschiedenen Abteilungen unter Einbehaltung des Datenschutzes jeder Zeit recherchieren, bearbeiten, mit redlinings versehen und verteilen. Und das sogar Mobil mit Ihrem Mobilen Device. Nach der Digitalisierung des Dokumentes gibt es nur noch ein unveränderbares Originaldokument im Archiv. Damit stellen Sie sicher, dass sie auch noch nach vielen Jahren noch Blättern können. Natürlich sorgen Algorithmen auch dafür, dass Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen automatisch gelöscht werden.

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Zertifizierungen:

Digitale Rechnungseingangsverarbeitung

Sie kennen das, wie ca. 75 % aller deutschen Unternehmen bekommen Sie Ihre Rechnungen noch in Papierform. Diese Rechnungen müssen erst von Hand geprüft und evtl. noch ins Rechnungseingangsbuch eingetragen werden um nicht auf das Skonto zu verzichten. Daraufhin wird die Rechnung zur Fachabteilung weitergeleitet, wo sie dann vom Anforderer oder vom Abteilungsleiter geprüft und Freigegeben wird. Erst daraufhin gelangt die Rechnung in die Finanzabteilung um dort beglichen zu werden. Vielleicht müssen sogar noch Preiskorrekturen aufgrund mangelnder Stückzahl, Preistoleranzen oder Qualität vorgenommen werden. Hierfür muss sich der auch ein Sachbearbeiter wieder Zeit nehmen. Ärgerlich wird es zudem, wenn der freigebende Mitarbeiter krankheitsbedingt oder Urlaubsbedingt nicht im Unternehmen ist und gegebenenfalls Skontofristen verstreichen und zudem noch Mahnungen angestoßen werden. Content Management Systeme wie das d.3 der Firma d-velop können hier Abhilfe schaffen. Freigaben können elektronisch durch automatische Vertreterregelungen oder von zuhause aus erledigt werden.
Eine Rechnung zu verschicken kostet dem versendenden Unternehmen zwischen 0,80 € und 6,80 €. In Ausnahmefällen allerdings sogar bis zu 14,00 € - 15,00 €. Das Empfangende Unternehmen zahlt durchschnittlich pro Rechnung zwischen 2,00 € und 30,00 € pro eingehender Rechnung.
Eine Rechnung intern bei Ihnen zu verarbeiten kostet Sie also im Normalfall 10,00 € -12,00 €. (Je nach Unternehmensgröße und Personalkosten können die Zahlen ein wenig variieren.) Laut einer Studie der Firma Capgemini könnten diese Preise um 75 % gesenkt werden.



EDIFACT vs. ZUGFeRD

Seit über 20 Jahren gilt EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration and, Commerce and Transport) als Hoffnungsträger des elektronischen Datenaustausches. EDIFACT ist durch die UNCE (Wirtschaftskommission für Europa) de facto zum Standard erklärt worden. Im Laufe der Zeit wurden die Formate allerdings branchenspezifisch immer weiterentwickelt und zwischen Lieferanten und Kunden so modifiziert und angepasst, so dass man heute nicht mehr von einem Standard reden kann. Ein klassisches PDF Dokument lässt sich heute problemlos erstellen, ist aber aufgrund etwaiger Medienbrüche auch fehleranfällig. Ein Beispiel ist z.B. der Skandal um Xerox, wo es beim Einscannen der Rechnungen aufgrund von verschiedenen Algorithmen zu Problemen kommen konnte. Um Speicherplatz zu sparen entwickelte Xerox einen Kompressionsalgorithmus, der dafür sorgte, dass nicht jedes Zeichen innerhalb eines Dokumentes beim Einscannen in die Metadatei abgespeichert wurde, sondern nur welches Zeichen und an welcher Stelle im Dokument. Also pro Dokument gibt es nur einmal A-Z, a-z, 1-9 und evtl. Sonderzeichen und zu dem die Koordinaten und Anzahl wo der Buchstabe im Dokument zu finden ist. Dieses Kompressionsverfahren nennt sich Pattern Matching & Substitution (PM&S). Hierdurch ergaben sich Fehler beim Erkennen von z.B. 1 und I, S und 5, 8 und B. Also Buchstaben und Zahlen, die sich ähnlichsehen. Zudem können Tippfehler oder Korruption der Metadatei an sich die Rechnung verändern.
Da EDIFACT mittlerweile de facto zu fehleranfällig geworden ist hat sich das Forum für elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden und Ministerien und Unternehmen zusammengeschlossen und im Jahr 2014 das ZUGFeRD Format in der Version 1.0 veröffentlicht. Das Ziel war es, ZUGFeRD konforme Rechnungen zwischen Unternehmen und/oder zwischen Unternehmen und der Öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach ausgetauscht werden. Bei einer ZUGFeRD konformen Rechnung handelt es sich um ein PDF/A3 Format, in die eine EU-Weit standardisierte und strukturierte XML-Datei mit den Rohdaten bzw. Metadaten eingebettet wird. Diese automatische Datenübernahme verhindert Auslesefehler der OCR Engine bei herkömmlichen PDF Rechnungen zum Zeitpunkt der Validierung oder der Weiterverarbeitung z.B. bei der Erstellung der Zahlungsträger.

Weitere Informationen bei:
Marco Büscher
Mail: info@buescher.org
Tel: 0591 14205229

Scannen durch externe Dienstleister.

Wenn Sie für Sich oder Ihr Unternehmen beschließen das ersetzende Scannen Ihrer Aktenbestände durch einen externen Dienstleister durchführen zu lassen, helfe ich Ihnen gerne den passenden Partner zu finden.

Platz schaffen für neues!

Viele Ihrer Akten befinden sich vielleicht schon ausserhalb des Aufbewahruzngszeitraumes den die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vorsehen. Schaffen Sie jetzt Platz!

Freiraum

Nutzen Sie neu geschaffenen Raum für neues und sparen Sie bares Geld bei Ihren Lagerkosten.

Schulungsunterlagen

Erstellung der Schulungsunterlagen. Auf Wunsch fertige ich Individuelle Schulungsunterlagen mit Ihrem Branding an.

Einige Merkmale die uns Einzigartig machen:

Service macht den Unterschied.

Gut Ausgebildete Berater

Stetige Fort- und Weiterbildung sorgt dafür das unsere Mitarbeiter ständig auf dem neuesten Stand der Technik sind. Für den Fall das es doch einmal hakt verfügen wir über ein gut funktionierendes Netzwerk weiterer Berater.

Professional Service

Mit unserem Professional Service haben wir ein Werkzeug das sich speziell mit der Prozessoptimierung und Automatisierung auseinandersetzt. Hierbei liegt unser Fokus darauf, Abläufe und Arbeitsweisen in Unternehmen zu analysieren und einen Fahrplan für die Prozessoptimierung zu entwickeln.

Spitzen Support

Ob Telefonisch, per Ferwartung oder am liebsten bei Ihnen vor Ort, profitieren Sie von unserem schnellen Support.

Wir unterstützen grüne Energie

Zum Betreiben unserer elektronischen Anlagen, Server und Backupsysteme unterstützen wir ausschließlich green Energy, das bedeutet je Kilowattstunden Preis wird ein Cent in die Entwicklung und Errichtung von Anlagen zur Nutzung von regenerativen Energieformen investiert. (Stadtwerke "Natur").

Cloud

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